分かりにくい資料は、見た目を直す前に3つの段階のどこで止まったかを確かめる

上司に「もっと分かりやすく」と言われて、文字の大きさや図の位置を直したことはありませんか。直したのに同じことをまた言われると、どこを直せばよいのか分からなくなります。この記事は、分かりにくい資料の本当の原因を、会社としてどう見つけるかに答えます。

弊社の考えでは、原因は見た目ではなく、何を伝えたいかの整理にあることが多いです。そこで、見た目を直す前に、3つの段階のどこで止まったかを確かめると決めておきます。以下は、2026年10月時点で弊社が整理している考え方です。

見た目を先に直したくなる理由

見た目の修正は、すぐに手を動かせて、直した結果も目で見えるものです。そのため、「分かりにくい」と言われると、まずデザインに手が伸びます。

一方で、何を伝えたいかの整理は、手を動かしても結果が見えにくい作業です。考えている時間は、作業が進んでいないように感じられます。

この感じ方の差が、見た目だけを直し続ける原因になります。本人の努力が足りないのではなくて、確かめる順番が決まっていないことが問題です。

言葉が生まれるまでの3つの段階

資料の文章は、次の3つの段階を通って出来上がります。

1. 何を言葉にするかを見つける
2. 適切な言葉に置き換える
3. 相手に伝わる形に整える

文字の大きさや図の配置を直すのは、3つ目の段階です。1つ目と2つ目が済んでいないときは、3つ目をいくら直しても分かりやすくなりません。

だから、「分かりにくい」と言われたら、見た目を直す前に、1つ目と2つ目に戻ります。

どの段階で止まっているかを見つける手順

資料を書いた本人と、確かめる人の2人で、次の順に進めます。確かめる人は、上司でも同僚でも構いません。

1. 書いた本人に、この資料で相手に決めてほしいことを、口で1文で言ってもらう
2. 1文で言えないなら、1つ目の段階で止まっている
3. 言えたら、その内容を言っている文を、資料の中から探す
4. 文が見つからない、または別の意味に読めるなら、2つ目の段階で止まっている
5. どちらも問題がなければ、3つ目の段階に進み、見た目を直す

ここで大事なのは、確かめる人が答えを教えないことです。1文で言えるかどうかを、本人が自分で気づくところに意味があります。

止まった段階ごとの直し方

どの段階で止まっていたかによって、直す作業は変わります。

• 1つ目で止まっていたとき
• 資料の作成を止めて、伝えたいことを紙に書き出す
• 書き出したものの中から、相手に決めてほしいことを1つだけ選ぶ
• 選ばなかったものは、資料の本文から外す
• 2つ目で止まっていたとき
• 専門語や社内だけで通じる略語を、相手が普段使う言葉に置き換える
• 1つの文に、1つのことだけを入れる
• 同じ内容に、別の言い方を混ぜない
• 3つ目に進めるとき
• 見出しの順番を、相手が知りたい順に並べる
• 文字の大きさや図の配置は、ここで初めて直す

直したあとは、もう一度、相手に決めてほしいことを1文で言ってもらいます。同じ文で言えて、資料の中にも同じ文があれば、直しは終わりです。

上司が最初に言う一言を決める

「もっと分かりやすくして」という一言だけでは、部下は見た目を直すしかありません。上司の側にも、決めておくことがあります。

おすすめは、最初の一言を「この資料で、相手に何を決めてほしいですか」と決めておくことです。この問いは、1つ目の段階に直接つながる問いです。

最初の問いを会社で決める考え方は、部下のAI資料への最初の一言は、どこを確かめましたかと会社で決めるでも説明しています。

資料にかける力を先に決める考え方は、資料の力の入れ方は、始める前に3段階の配分を会社で決めるにまとめました。

社内だけで決めにくいとき

資料の分かりにくさは、書いた本人にも、同じ部署の人にも見つけにくいことがあります。毎日同じ言葉を使っていると、その言葉が相手に通じないことに気づけないためです。

社外の目で資料を見てほしいときは、弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクを相談先にできます。オンライン定例は月2回、30分です。費用は月10万円（税別）で、初期費用はかかりません。

ただし、資料の中身を最終的に決めるのは、資料を出す会社の人です。相談する範囲は、事前に確かめてから決めてください。

会社で決めておくこと

最後に、会社で決めておくことをまとめます。

1. 分かりにくいと言われたら、見た目の前に、3つの段階のどこで止まったかを確かめる
2. 確かめる最初の問いは、「相手に何を決めてほしいか」の1つにする
3. 直したあとも、同じ問いに1文で答えられるかを確かめる

この3つを書面に残して配れば、言われた人が見た目の修正から始めることは減ります。