資料の力の入れ方は、始める前に3段階の配分を会社で決める

資料をつくるとき、どのページも同じ時間をかけて仕上げていないでしょうか。表紙も、補足の図も、最後の連絡先も、全部を丁寧にやるうちに、日が暮れます。AIに下書きを頼んでも、直す作業は人に残ります。資料のどこに力を入れるかを会社として先に決める方法が、この記事の答えです。

2026年10月時点で、弊社が考える答えは次のとおりです。資料づくりを始める前に、力を入れる所を3段階に分けて、配分を決めておきます。決める人は担当者ではなくて、その資料の責任者です。株式会社ストリックランドは京都市の会社です。AIを入れた会社の資料づくりでも、この順番を弊社はすすめます。

全部を同じ力で仕上げない

画面でも、提案書でも、社内の報告でも、全部のページを同じ力で仕上げる必要はありません。読む人の心に残るのは、ごく一部です。残りのページは、迷わず読めて、動けば足ります。

力が足りなくなるのは、作る時間がないからだけではありません。どこに時間を使うかを、誰も決めていないからです。決めないまま始めると、手を付けやすい所から先に細かく直してしまいます。

AIを使うと、この傾向は強まります。下書きが一瞬で並び、全ページが「そこそこ良い」状態になるからです。どこを人が直すべきかが見えなくなります。

力を入れる所を3段階に分ける

分け方は単純です。ページや画面ごとに、次の3つのどれかを割り当てます。

1. 心を動かす所

• 読む人が「やってみよう」と思う場面
• 表紙、結論、最初に見る画面など
• 文章も見た目も、人が時間をかけて仕上げる

1. 主要な所

• 内容を理解するために必要な所
• 説明、手順、比較など
• AIの下書きを人が読んで、筋と数字を直す

1. 最低限動けばよい所

• 付録、補足、規約、連絡先など
• 読む人が迷わず、間違えなければ十分
• AIの下書きを確かめて、そのまま使う

画面の場合も同じです。入口の画面は1番、普段使う画面は2番、設定や注意書きの画面は3番に置きます。画面の数を数えて割合を決めるのではなく、どれを1番にするかを先に選びます。

配分は始める前に決める

配分を決める時期が大事です。つくり終えてから決めると、すでに全部に時間を使ったあとなので、意味がありません。

決めるときは、1枚のメモに書きます。メモには、ページや画面の名前と、割り当てた段階を並べます。書くのは資料の責任者で、置き場所は作る人全員が見える場所です。

1番に置くのは、多くても少数にとどめます。1番が増えすぎると、結局どこも同じ力になるからです。迷ったら、読む人が最初の1分で見る所だけを1番にします。

決めるときの順番

この順で決めると、迷いが減ります。

まず、資料を読む人と、読んだあとにしてほしいことを1文で書きます。次に、その行動につながる場面をページや画面から選びます。選んだ所は1番です。続けて、理解に欠かせない所を2番に置きます。残りは3番です。

この順番なら、見た目の好みではなくて、読む人の行動から配分が決まります。責任者が変わっても、同じ考え方で決められます。

AIに頼むときの分け方

配分は、AIへの頼み方にも使えるものです。3番の所は、AIの下書きをほぼそのまま使います。2番の所では、AIの下書きを人が読んで直します。1番の所は、AIには材料を並べさせるだけで、書くのは人です。

この分け方で、人が直す時間が1番と2番に集まります。すべてをAIの答えに頼ると、どこも同じ出来です。逆に、AIを使わないと、3番にも時間を取られます。

AIの答えは、箇条書きで漏れなく並びやすい性質があります。2番の所は、先に型を決めておくと、直す手間が減ります。型の例は、AIの報告は、おすすめ1つと理由1文にそろえると決めるのが早いに書きました。

文書が長くなるときは、AIで長くなる文書は、長さの上限と書く項目を先に決めて防ぐも読んでください。

決め方を見直す時期

配分は、一度決めたら終わりではありません。資料が終わったら、1番に置いた所が読む人に届いたかを、責任者が確かめます。届いていなければ、次の資料では置き場所を変えます。

見直しの頻度は、資料ごとに決めるものです。毎回の資料なら毎回、年に一度の資料なら、その時期に合わせます。数字で成果を測れない場合は、読んだ人の感想を一言集めるだけでも、判断の材料になります。

社内に決める人がいない場合は、外部に相談する方法もあります。弊社の顧問型ITコンサルは、月額10万円（税別）で、初期費用はありません。月2回、30分のオンライン定例で、資料の配分についても相談できます。対応の範囲は、契約の前に確かめてください。

まとめ

資料の力の入れ方は、つくる人の気分ではなくて、会社として先に決めます。力を入れる所を3段階に分けて、1枚のメモに書きます。始める前に決めて、終わってから見直す。この流れを持つだけで、直す時間の使い方が変わります。