ソフトの更新は後回しにしないと決め、毎月の日を先に押さえる

パソコンやアプリの「更新してください」という表示を、忙しいからと閉じてしまう場面は多いはずです。この記事は、ソフトの更新を後回しにしてよいのか、会社としてどう決めるのかに答えます。

結論から言うと、更新は後回しにしないと会社で決めます。理由は、AIが弱点を見つける速さが上がっていて、弱点を突かれるまでの時間が短くなっているからです。弱点とは、ソフトの作りの中にある、悪用できる欠陥のことです。更新はその欠陥を直す作業なので、遅らせるほど欠陥が残る日が増えます。2026年10月時点の考え方です。

なぜ今、決めておくのか

以前は、欠陥が見つかってから悪用されるまでに、猶予があると考えられていた
更新を月末にまとめても、間に合うことが多かった
今は、AIが欠陥を探す作業を速くしている
見つかるのも、悪用されるのも早くなる
更新の判断を担当者の気分に任せると、忙しい月に必ず遅れる
だから個人の心がけではなく、会社の決まりにする

更新を遅らせる理由の多くは「今は手が空いていない」です。手が空く日を待つと、更新は永久に始まりません。先に日と担当を決めるのが、会社として取れる対策です。

決めること

決めるのは次の3つです。

更新の日

- たとえば、毎月第2水曜の午後と決める

更新を進める担当

- 担当が休んだ日の代わりの人も決める

止めてよい例外の条件

- 例外を書かないと、「忙しいから」が例外になる

例外は短く書きます。たとえば「更新で業務ソフトが動かなくなるおそれがあるときだけ、1週間止めてよい。止めた理由と再開の日を記録する」とします。止めた記録が残れば、遅れが放置されません。

更新を後回しにする実際の理由

後回しの理由は、だいたい次の3つに分かれます。

更新したあとに、いつもの操作が変わるのが困る
変更点を、更新の前に社内へ1行で知らせると減る
更新の途中で業務が止まるのが怖い
更新は昼休みや終業後に行うと決める
どのソフトが古いのか、誰も把握していない
把握が先で、更新はそのあと

3つ目が最も多く、見落とされやすい点です。会社で使っているソフトの一覧がなければ、更新が必要かどうかも判断できません。一覧には、ソフトの名前、入っている機器、担当者の3つを書きます。

例外と更新後の確かめ

例外で止めるときも、止めっぱなしにはしません。次の3点を、止めた日に記録します。

止める理由
動かなくなるおそれのある業務ソフトの名前を書く
再開の日
長くても1週間後など、日付で書く
止めている間の対策
外部のネットワークにつなぐ機器なら、つなぐ範囲を減らす

記録を見る人も決めます。担当者が自分で書いて自分で見るだけでは、遅れが続いても気づけません。更新の日に、上司か経営者が記録を30秒で見る形にします。見る人がいると、例外は本当に必要なときだけ使われます。

更新は、終わったら確かめるところまでが仕事です。更新の日に、次の2つだけ確かめます。

普段使う操作が1つ動くか

- たとえば、メールを送る、請求書を開くなど

更新前の画面や設定に戻したいときの連絡先が分かるか

- 担当者の電話番号を、一覧の横に書いておく

ここで問題が出たら、例外の手順に進みます。問題がなければ、一覧の「更新した日」の欄に日付を入れて終わりです。

弊社の例

弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクは、月に2回、30分のオンライン定例を持っています。この場でも、更新が溜まっている機器がないかを確かめる項目を置けます。相談の受付は24時間で、担当の対応は9時から19時まで、土日も含みます。更新の失敗や表示の意味が分からないときに、その日のうちに聞ける場所があると、「怖いから止める」という判断を減らせます。料金は月10万円（税別）で、初期費用はありません。IT担当者がいない会社の体制づくりは、情報システム担当がいない会社のIT体制の作り方と外に頼む範囲にも書きました。