ソフトに足りない機能は、乗り換える前に小さく作って補えるか確かめる

毎日使っているソフトに、あと一つだけ機能が足りない。そんな場面は、どの会社にもあります。乗り換えるか、我慢して使い続けるか、迷う経営者は少なくないと思います。この記事は、ソフトに足りない機能を会社としてどう補うかに答えます。

弊社は、乗り換える前に、足りない機能だけを生成AIで小さく作って補えないかを検討します。生成AIとは、文章で頼むと文章やプログラムを作ってくれるAIのことです。株式会社ストリックランドは、2026年10月時点で、システム開発を定額制で受けています。その立場から、乗り換えの前に何を見ればよいかを順に書きます。

足りない機能を言葉にする

最初に、何が足りないのかを一文で書きます。「使いにくい」「全体が合わない」という言い方では、補う方法が決まりません。

書き方の例を挙げます。「見積書をPDFにしたあと、顧客名でフォルダを分ける作業を、手でやっている」。ここまで書けば、足りないのは機能一つだと分かります。

一文に書けないときは、機能ではなくソフトそのものが合っていない可能性があります。その場合は、後ろの「乗り換えを選ぶとき」を先に読んでください。

補う方法は4つある

足りない機能を補う方法は、大きく4つに分かれます。上から順に、会社の負担が軽い方法です。

ソフトの設定を見直す
別の画面や、別の名前で、すでに機能が入っていることがある
提供会社の資料で、使えるプランと設定を調べる
拡張機能や連携を足す
提供会社が出している追加機能を探す
別のソフトとつなぐ仕組みで補えることがある
足りない部分だけを小さく作る
生成AIに頼み、その機能だけを動くプログラムにする
ソフト本体には手を入れず、横に置く
人の手順で補う
機能を作らず、誰がいつ何をするかを決める
作業の回数が少ないなら、これが最も安い

上の二つで足りるなら、作る必要はありません。三つ目に進むのは、設定にも追加機能にも答えが無かったときです。

小さく作る前に確かめること

小さく作る方法は、乗り換えより安く済むことがあります。ただし、作ってから困らないように、先に次の五つを確かめておきます。

その機能を使う人と、使う頻度を書き出す
ソフトから取り出してよいデータを決める
取り出したデータを、どこに置くかを決める
作った機能が動かなくなったときの、元の手作業を残す
作ったものを直せる人を、会社の中か外に決める

特に二つ目が大切です。顧客の情報や社員の情報をAIに渡すときは、渡してよい範囲を先に決めます。迷う情報は渡しません。

作り方の進め方は、生成AIで業務システムを作る進め方洗い出しから運用までにまとめています。小さな機能でも、洗い出しから運用までの流れは同じです。

作ったあとの持ち主を決める

小さく作った機能は、作った人しか中身を知らない状態になりやすいです。その人が休んだり辞めたりすると、誰も直せなくなります。

そこで、作る前に二つのことを決めます。一つは、その機能の持ち主です。持ち主は、動かなくなったときに最初に見る人です。もう一つは、ソフト側の更新で動かなくなる場合があるという前提です。ソフトの提供会社が画面や仕組みを変えれば、横に置いた機能が合わなくなることがあります。

弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクは、月10万円（税別）、初期費用なしで、人数の上限もありません。こうした持ち主の決め方や、動かなくなったときの相談先を、情報システムの担当がいない会社が外に頼むための形です。情報システム担当がいない会社の体制は、情報システム担当がいない会社のIT体制の作り方と外に頼む範囲でも書きました。