生成AIで業務システムを作る進め方 洗い出しから運用まで

生成AIで業務システムを作るときは、先に業務を書き出し、小さく作って試し、確認する人と連絡先を決めてから広げます。株式会社ストリックランドは、生成AIの研修とシステムの開発の両方を自分たちで行う会社です。この記事では、会社として何をどの順番で決めるかを説明します。

2026年10月時点の、弊社の考え方と運用のルールに基づいて書いています。

生成AIで業務システムを作る前に、何を決めますか

最初に決めるのは、作るものではなく、直したい業務です。生成AIはプログラムを書く道具です。何を作るかを決めるのは人です。

業務の洗い出しは、次の手順で進めます。

1. 毎週くり返している作業を、担当の人に書き出してもらう
2. 作業ごとに、入力するもの、出てくるもの、渡す相手を書く
3. 手間がかかる作業と、間違えると困る作業に印をつける
4. 印のついた作業の中から、最初に直す1つを選ぶ

選ぶ基準は、手間が大きく、間違えても取り返せる作業です。お金の支払いのように、間違いが取り返せない作業は後に回します。

洗い出しは、システムの担当者だけで行わず、その作業を毎日している人に聞きます。現場の人しか知らない手順や例外が、必ずどこかに隠れているからです。

小さく作って試すには、どこから始めますか

最初の1つは、1人か1部署で使える大きさにします。全社に広げる前に小さく作って試すためです。

進め方は次のとおりです。

1. 直す作業を1つだけ決める
2. 生成AIに頼んで、動く試作品を作る
3. 担当の人に、実際の仕事で数日使ってもらう
4. 困った点を書き出し、直してからもう一度使ってもらう
5. 使い続けるか、やめるかを決める

試作品は、やめてもよいものとして作ります。この前提があると、失敗しても損が小さくて済みます。

試すときは、本物の顧客の情報を入れるかどうかも決めておきます。迷う場合は、まず架空のデータで試します。社内の資料を扱うAIの決め方は、中小企業が社内AIアシスタントを入れる前に決める3つのことにまとめています。

作ったものを、誰が確認しますか

確認する人は、作った人とは別の人にします。生成AIが書いたプログラムは、一見正しく動いても、特定の場面で間違うことがあるからです。

確認する人は、役割で分けて決めます。

• 業務の確認: その作業を毎日している人が、結果が正しいかを見る
• 情報の確認: 個人情報や取引先の情報が、外に出ない作り方かを見る
• 最終の判断: 使ってよいと決める責任者を1人置く

この3つは、1人が兼ねてもかまいません。ただし、作った本人が最終の判断をする形は避けます。

弊社では、AIの動ける範囲を、指示の文ではなく設定で決めています。AIのアカウントでできるのは、読むことと下書きを作ることだけで、投稿のボタンは人が押します。業務システムでも、AIが最後の実行まで進めない形にしておくと安全です。

社内のルールを紙1枚にしたい場合は、社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由が参考になります。

運用で壊れたとき、誰に連絡しますか

システムには、使い始めてから必ずおかしくなる場面があります。取引先の画面が変わる、入力の形が変わる、AIの返す答えが変わる、といった理由です。おかしくなってから連絡先を決めると、その間、現場の仕事が止まります。

使い始める前に、次の3つを紙に書いて渡しておきます。

1. おかしいと気づいた人が、最初に連絡する人の名前と連絡手段
2. その人が不在のときの、代わりの人
3. 直るまでの間に使う、元の手作業の手順

3つ目が大切です。システムが止まっても、元のやり方に戻れる状態なら、仕事は止まりません。

直した記録も残します。いつ、何がおかしくなり、どう直したかを書いておけば、次に同じことが起きたときに早く直せます。

自社で作るか、外の会社に頼むかは、どう決めますか

自社で作る力が足りない場合は、外の会社に頼む選択もあります。頼むかどうかは、運用でおかしくなったときに直せる人がいるかで決めます。

弊社には、システム開発を定額制で行うサービスがあります。作って終わりではなく、研修と開発の両方を扱う会社なので、使う人が使いこなせる形を考えやすい点が特徴です。金額と範囲は、相談のうえでご案内します。

外の会社に頼む場合も、洗い出し、試作、確認する人、連絡先の4つは、自社で決めておきます。ここを決めないまま頼むと、出来上がったものが現場に合わないおそれがあります。

よくある質問

プログラムが書けない担当者でも、業務システムを作れますか

生成AIに頼めば、簡単な試作品は作れます。ただし、確認と運用は人が行います。作る前の洗い出しと、作った後の確認ができる人がいれば、始められます。

最初に作るのは、どの業務がよいですか

毎週くり返す作業で、間違えても取り返せるものがよいです。手間が大きいものを選ぶと、効果も見えやすくなります。お金の支払いなど、取り返せない作業は最初に選びません。

試作品はどのくらいの期間、試せばよいですか

期間に決まりはありません。担当の人が、実際の仕事で何度か使い、困った点が出そろうまでです。出た点を直してもう一度使ってもらい、続けるかどうかを決めます。

壊れたときの連絡先は、誰にしますか

システムを一番よく知っている人を最初の連絡先にします。不在の場合の代わりの人も、あらかじめ決めておきます。直るまで使う元の手作業の手順も、一緒に渡しておくと安心です。