外部への依頼は、納品物のサンプルと日程表を提案に入れてもらうと決める

外部にAI導入を頼みたいと思っても、社内で通す段になると詰まることがあります。「結局、何が納品されるのですか」と聞かれて、答えられないのです。提案書に「業務を効率化します」と書いてあるだけでは、上司も経理も判断のしようがありません。この記事では、依頼を社内で通すために、会社として何を先に決めるかを説明します。

答えは、納品物のサンプルと導入後の日程表を、提案に最初から入れてもらうと決めることです。この2つが無い提案は、比べる前の段階として扱います。2026年10月時点の考え方として書きます。

社内で通すのに要る材料

依頼を通すときは、決める人が中身を自分の言葉で説明できるかが分かれ目になります。決裁する人はAIの専門家ではないことが多く、技術の話をされても判断できません。

納品物のサンプルがあれば、出来上がりを目で見て話せます。日程表があれば、いつ何が起きるかを数字と日付で話せるので、この2つはそのまま社内への説明材料になります。

会社として決めておく理由は、担当者が替わっても同じ基準で提案を見られるからです。担当者の勘に任せると、ある案件では厳しく、別の案件では甘くなります。

ある資料では、この2つを最初から提案に入れてもらうとよい、という見方が出ていました。社内で依頼を通す場面を考えると、筋の通った見方だと考えます。

サンプルで見ること

サンプルは、実際の案件のものである必要はありません。相手が作る予定の形を、架空の内容で示したもので足ります。

見るのは、次の点です。

• 読む人
• 納品物を誰が読むのかが書いてあるか
• 形
• 紙1枚か、画面か、表かが分かるか
• 直し方
• 内容を変えたいとき、誰が直せるのか

3つ目が大切です。納品物が完成しても、自社の人が直せなければ、次の変更のたびに追加の依頼が要ります。

サンプルが出せないと言われたときは、守秘義務が理由かもしれません。その場合は、中身を伏せた見本でよいか、頼んでみてください。

日程表で見ること

日程表で見るのは、日付そのものよりも、順番と、頼む側の作業が入っているかです。

外部の会社だけが動く日程表は、実際には進みません。資料を渡す日、確認する日、決める日が、こちら側の作業として書いてあるかを見ます。

もう1つ、途中で止められる場所があるかを見ます。たとえば、最初の1か月が終わった時点で続けるかを決められる形です。止める場所が無いと、最後まで払い続ける前提になります。

弊社が頼む側として確かめていること

弊社では、外へ出す文章を公開前に確かめています。人間が読んで分かる言葉かを見て、比喩を使っていないか、専門語に説明があるかを点検します。

この確かめ方は、外部から受け取る納品物にも使えます。サンプルがあれば、契約の前に同じ見方を当てられるからです。専門語だらけで社内の誰も読めないサンプルなら、納品後も読めない物が届くと予想できます。

効率化の数字は相手と決める

提案に「何割の時間短縮」と書いてほしい、と考える人もいるでしょう。ただ、この数字は、サンプルと日程表の話とは別です。

効率化を示す数字が、作業時間の短縮なのか、1件あたりの費用なのかは、一般には決まっていません。相手が出す数字を、そのまま受け取れないということです。

そのため、効率化の数字は、頼む側が相手と決める点だと考えます。何の数字がどう変われば成功とみなすかを、1つだけ決めてください。決めた数字は、日程表の最後の確認日に測れる形にします。この考え方は、生成AIの導入効果は導入前に測る項目を決め、導入後に比べて測るでも詳しく書いています。

明日できる一手

明日は、いま話を聞いている依頼先1社に、メールを1通送ってください。

文面は、次のとおりで足ります。「社内で説明するために、納品物のサンプルと、導入後の日程表を提案に加えていただけますか」。

返事が早く具体的に来る会社は、中身を見せる準備がある会社です。返事が曖昧な会社は、何を作るかがまだ決まっていない可能性があります。どちらの返事も、社内で通すかどうかを決める材料になります。

外部に任せる範囲の線引きに迷うときは、コンサルへの委託は、社内の下準備と外部の検証で線を引くと決めるも参考にしてください。

会社の決まりとして残す

最後に、これを担当者の心がけで終わらせず、会社の決まりにします。外部への依頼書の様式に、「サンプルの有無」と「日程表の有無」の欄を作るだけで足ります。

欄が空のまま稟議に上がれば、差し戻す。この一行を決めておけば、次の案件から迷わずに済みます。