AIで長くなる文書は、長さの上限と書く項目を先に決めて防ぐ

AIに議事録や報告書を頼むと、頼んだ覚えのない前置きや言い換えまで付いて、思ったより長い文書が返ってきます。読む人は増えた分だけ時間を使い、肝心の一行が埋もれます。この記事は、AIで長くなる文書を会社としてどう防ぐかに答えます。

弊社(株式会社ストリックランド)は、長さの上限と書く項目を、AIに頼む前に会社として決めて指定する方法を取っています。人が読んで直す前に、AIの側で長さを抑えるためです。2026年10月時点の、弊社の運用と一般的な判断の手順として書きます。

なぜAIの文書は長くなるのか

AIは、頼まれた内容に対して親切に答えようとします。そのため、背景の説明、言い換え、念のための注意書きを足しやすくなります。足した文が間違っているとは限りません。ただ、読む人が欲しかった情報とは別の文が混ざります。

長さを指定しない依頼は、AIにとって終わりの基準がない依頼です。「まとめて」とだけ頼むと、どこで止めるかをAIが決めます。その決め方は、会社の読み手に合っているとは限りません。

だから、長さは書いた後に削るものではなく、頼む時に決めるものと考えます。

先に決めるのは長さの上限と書く項目

会社として決めることは、次の2つです。

• 長さの上限
• 文書の種類ごとに決める
• 「A4で1枚」「1項目は2文まで」のように、読む人が数えられる形にする
• 書く項目
• 見出しの名前と順番を先に決める
• 項目にないことは書かせない

この2つは、どちらか片方では足りません。上限だけだと、AIは項目を削って短くするので、大事な項目が消えることがあります。項目だけだと、各項目が長くなります。

数字の例は、社内で読み手に聞いて決めます。弊社はこの記事で、特定の長さが良いという根拠は示しません。会社の読み手が数えられて、守れたかを人が確かめられる長さにしてください。

指定を誰がどこに書くか

指定は、使う人が毎回思い出して書く形にしないでください。忘れた日の文書が長くなります。次の順で、会社の側に置きます。

1. 文書の種類を洗い出す

- 議事録、報告書、提案書、お客様への返信など、AIに頼む種類を並べる

1. 種類ごとに、上限と項目を1枚にまとめる

- 担当者が1人で決めず、その文書を読む人に確かめる

1. AIの共通の指示に入れる

- 指示を入れる場所は、AIの設定画面や指示ファイルである

- 使う人が頼む文に書かなくても、毎回読まれる

1. 見本を1つ置く

- 項目と長さが守られた文書を1通、見本として添える

1. 見直す日を決める

- 読む人から「足りない」と言われたら、上限を変える

弊社では、AIが扱う範囲は、頼む文ではなく設定の側で絞っています。AIのアカウントは下書きを作ることと読むことだけができ、投稿のボタンは人が押します。長さの指定も同じ考え方で、使う人の注意に頼らず、設定に置くほうが続きます。

社内の指示ファイルの書き方は、社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由にも書いています。指定そのものを短く保つ話なので、合わせて読むと進めやすくなります。

出てきた文書を人が確かめる

指定しても、AIが守らないことがあります。そこで、出てきた文書を人が確かめる場面を決めます。

• 確かめる人
• 文書を使う人が、その場で確かめる
• 確かめる中身
• 上限を超えていないか
• 決めた項目が全部あるか
• 項目にない文が混ざっていないか
• 超えていた時の直し方
• 人が削る前に、AIへ「上限に収めて、項目にない文は消して」と頼み直す
• 同じ超過が続くなら、指定の書き方を直す

外部へ出る文は、弊社では会社として出してよいかを機械の判定(Jev)で点検してから出しています。長さの確認も、その点検の一項目に入れられます。人の目だけに頼ると、忙しい日に抜けるからです。

短くしすぎないための注意

上限を厳しくしすぎると、今度は大事な説明が消えます。次のことに気をつけてください。

• 判断に必要な理由は、短くしても残す
• 日付、金額、担当者名は、上限を理由に省かない
• お客様や取引先に出す文書は、短さより失礼にならないことを先に見る
• 上限を決めた後に、実際の文書を何通か読み、足りなさがないか確かめる

議事録のように、決まったことが後から問われる文書は、削りすぎると困ります。議事録をAIで作る前に決めることは、議事録AIを社内で使う前に決める4つのこと 範囲・知らせ方・保管・確認にまとめています。

弊社に相談できること

文書の種類の洗い出しや、指示ファイルへの書き込みを自社だけで進めにくい場合は、弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスク(月10万円、税別、初期費用なし)で、月2回の定例の中で一緒に見ることができます。社内に情報システムの担当がいない会社でも、この範囲は頼めます。

使う人に長さの決め方を教える研修は、生成AIの研修を行う Qu(qu.strickland-ai.com)で扱っています。どちらも、会社の文書の様式を先に聞いてから進めます。