AIの画面に会社の話を入れてよいかは、学習に使われるかの確認で決める

AIの画面は、人と話しているチャットによく似ています。そこに取引先の名前や社内の数字を打ち込んでよいのか、迷う人は社内にいるはずです。この記事は、AIの画面に会社の話を入れてよいかを、会社としてどう決めるかに答えます。

株式会社ストリックランドの考えは、画面の見た目では決めない、というものです。そのサービスが入力を学習に使うかを、契約や説明で確かめてから、会社の話を入れると決めます。ここでいう学習とは、AIをよくするために、入力された文章を使うことです。これは2026年10月時点の弊社の判断です。

会話の形が生む思い込み

AIの画面が会話のように見えると、人は話す相手のつもりになります。人が相手なら、話した内容は外に出ないと思うものです。そのため、秘密を守ってくれる気がしてしまいます。

けれども実際には、入力した内容が学習に使われることもあります。会話の形をしていることは、機密が守られる保証にはなりません。

見た目では決めない

画面の作りは、会社の話を入れてよい理由になりません。見るものと見ないものを、先に分けておきます。

• 決める材料にしないもの
• 画面が会話の形をしているか
• 返事が丁寧で、親身に聞こえるか
• 画面に安心させる言葉が書いてあるか
• 決める材料にするもの
• 入力した内容を学習に使うか
• 使うとき、使わせない設定があるか
• その設定を、誰がどこで切り替えるか

画面の言葉は、サービスを作った側が選んだものです。入力の扱いは、契約や説明の文に書かれています。

確かめる手順

確かめる作業は、次の順に進めます。

1. 使うサービスの利用規約と、プライバシーの説明を開く
2. 入力した内容の扱いを書いた文を探す。「学習」「改善」「利用する」といった言葉が目印になる
3. 個人用と法人用でプランが分かれているときは、自社が契約するプランの説明を読む
4. 読んでも分からない文は、販売元に問い合わせて、答えを文書で受け取る
5. 確かめた結果を、確かめた日付と一緒に社内の一覧へ書く

プランによって、入力の扱いが違うことがあります。無料で使えるものと、会社で契約するものを、同じに考えないでください。説明は後から変わることもあるので、日付を残しておきます。

会社として決めること

確かめ方が分かっても、人によってやり方が違えば抜けが出ます。そこで、確かめる人、時期、結果の置き場、確かめていないサービスの扱いの4つを、会社として先に決めておきます。

確かめる人は、使う本人ではなく、1人か2人に絞ります。時期は、使い始める前と、規約が変わったと分かったときです。結果の一覧は、社員が使う前に見られる場所に置きます。そして、確かめていないサービスには、会社の話を入れないと決めます。

4つ目がいちばん大事です。確かめが済むまでは、社員が自分の判断で試すことを止めます。止める理由は、疑うからではなくて、まだ誰も確かめていないからです。

確かめる前と後で入れる話

確かめる前でも入れてよい話はあります。ただ、範囲は狭くします。

• 確かめる前に入れてよいもの
• すでに会社のサイトで公開している内容
• 社名や個人名を含まない、練習用の文章
• 学習に使われないと確かめたあとの扱い
• 入れてよい範囲は、別に決める
• 学習に使われないことと、誰に見せてもよいことは、別の話である

渡してはいけない情報の考え方は、生成AIに社内データを読ませる3つの方法と渡してはいけない情報でも扱っています。

弊社の運用と相談先

弊社では、AIのアカウントに渡す権限を設定で絞っています。できるのは下書きを作ることと読むことだけで、投稿のボタンは人が押す決まりです。画面の言い方に頼らず、仕組みの側で決める点は、この記事の考え方と同じです。

決めた内容は、短い文書にして社員に渡すと使われやすくなります。作り方は社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由に書きました。

どのサービスの、どの文を読めばよいか分からないときは、人に頼む手もあります。弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクは、毎月10万円（税別）です。契約したときに払う初期の費用は要りません。定例は月に2回、30分のオンラインなので、確かめる項目をその場で一緒に見られます。

まずは、いま社内で使われているAIサービスを書き出してください。そのうえで、それぞれの入力の扱いを、上の手順で一つずつ確かめます。