生成AIに社内データを読ませる3つの方法と渡してはいけない情報

生成AIに社内データを読ませる方法は、次の3つです。資料を貼り付ける、ファイルを渡す、社内の資料を横断検索できるチャットを置く、です。どれを選ぶかより先に、渡してよい情報と、読める人の範囲を会社として決めておく必要があります。株式会社ストリックランドは、システム開発と導入の相談を受ける立場から、この順番で考えることを勧めています。この記事では、3つの方法の違いを説明します。渡してはいけない情報と、権限の決め方も扱います。内容は2026年10月時点の一般的な考え方です。

社内データを読ませる方法は3つのうちどれを選ぶのか

選ぶ基準は、読ませる資料の量と、読む人の数です。次の3つに分けて考えると決めやすくなります。

• 貼り付ける方法

- チャット画面に、文章を直接貼ります。

- 1回きりの作業に向いています。たとえば、1通の長いメールを要約したいときです。

- 設定は要りませんが、貼る人が毎回、中身を確かめる必要があります。

• ファイルを渡す方法

- PDFや表計算のファイルを、チャットに添付して読ませます。

- 数十ページの資料を1つ読ませたいときに向いています。

- 添付したファイルの保存先や、学習に使われるかは、サービスとプランで違います。利用前に各社の規約で確かめます。

• 社内の資料を横断検索できるチャットを置く方法

- 社内の資料を1か所に集め、質問に合う部分を探して答えさせます。

- 資料が多く、何人もが同じ資料を使うときに向いています。

- 弊社が提供する PalAssistant は、この形のサービスです。

最初の2つは個人が始められます。3つ目は会社として準備が要ります。人数が少なく資料も少ないうちは、1つ目と2つ目で足ります。

生成AIに渡してはいけない情報は何か

渡さない情報は、会社ごとに先に一覧にして決めます。一般に、次のものは慎重に扱います。

• 個人情報

- 顧客や従業員の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどです。

- 個人情報保護法の対象になります。目的外に使わない、外部に渡す場合は配慮が要る、といった決まりがあります。

• 取引先との間で秘密にする約束をした情報

- 契約書に秘密保持の条項があれば、その範囲を確かめてから扱います。

• 認証に使う情報

- パスワード、アクセスキー、社内システムのアドレスなどです。

- 一度チャットに入れると、後から取り消せないと考えて扱います。

• 公開前の経営情報

- 決算、人事異動、買収の話などです。

一覧を作るときは、情報の名前だけでなく、資料の置き場所でも分けます。たとえば、人事部の共有フォルダは渡さない、と場所で決めると、現場は迷いません。

弊社が実際に守っている運用の考え方も同じです。AIに任せる範囲は、人への指示ではなくて、設定で決めています。AIのアカウントには、読むことと下書きを作ることだけを許し、投稿のボタンは人が押します。

社内データを読ませるときの権限はどう決めるか

権限は、人ではなくて資料に付けて考えます。手順は次のとおりです。

1. 読ませたい資料を、部署ごとに洗い出します。
2. 資料ごとに、今その資料を読める人を確かめます。
3. AIを通しても、読める人は同じ範囲にします。
4. 例外が必要な資料は、読める人を名前で決めて、記録を残します。

3つ目が大事です。人事部の資料を、AIに聞けば社内のだれもが要約できる状態にすると、フォルダの権限で守っていた意味がなくなります。横断検索のチャットを置くときは、資料の権限を引き継ぐ作りか、導入前に確かめてください。

引き継がない作りの場合は、チャットに入れる資料を、全員が読んでよいものに限ります。

社内データを読ませる前に会社で決めておくことは何か

決めることは、多くありません。次の4つを文書にします。

• 渡してよい資料と、渡さない資料の一覧
• 使ってよいサービスの名前と、プランの種類
• 回答を業務で使う前に、人が確かめる決まり
• 困ったときに相談する人

利用の決まりを1枚にまとめた例は、社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由で説明しています。社内用のAIアシスタントで先に決めることは、中小企業が社内AIアシスタントを入れる前に決める3つのことに書きました。

また、回答には間違いが含まれることがあります。AIは資料にない内容を、それらしく答えることがあるためです。数字や日付が出てきたら、元の資料の該当箇所を開いて照らし合わせる、という手順を決めます。

よくある質問

無料のチャットサービスに社内資料を貼ってもよいですか。

会社が使ってよいと決めたサービスだけにします。入力した内容を学習に使うかどうかは、サービスとプランで異なります。規約と設定画面で確かめ、結果を社内に周知してください。

ファイルを渡す方法と、横断検索のチャットは何が違いますか。

ファイルを渡す方法は、1回ごとに人が資料を選んで渡します。横断検索のチャットは、集めた資料の中から質問に合う部分を自動で探します。資料が多いほど、後者の便利さが出ます。ただし、権限の設計も後者のほうが重くなります。

個人情報を含む資料を読ませるときは、どうすればよいですか。

まず、氏名や電話番号を伏せても目的が果たせるかを考えます。伏せられない場合は、利用目的に合うか、外部のサービスに渡してよいかを確かめます。判断に迷うときは、社内の担当者や専門家に相談してください。

最初に社内データを読ませるなら、どの資料がよいですか。

全員が読んでよい資料から始めます。たとえば、就業規則や、社内の手続きの案内です。権限の問題が小さく、回答が正しいかも確かめやすいためです。