AIへの決まりと手順書は、毎回要るかどうかで分けると会社で決める

朝、AIに頼みごとをしたら、前に書いておいた注意が守られていなかった。そういう場面は、決まりを書き足すほど起きやすくなります。この記事では、AIに読ませる文書を「毎回読ませる決まり」と「仕事ごとの手順書」にどう分けるかを、会社としての決め方から説明します。

答えは、毎回必要かどうかで分け、迷ったら手順書に回すと会社で決めることです。決まりはAIを使うたびに読ませる文書で、手順書は特定の仕事を頼むときだけ読ませる文書です。分け方を先に決めておけば、書く人が替わっても、どこに何を書くかで迷いません。株式会社ストリックランドも、この考えで運用しています。

決まりと手順書の違い

2つの文書は、読ませる頻度で分かれます。読ませるとは、AIが仕事を始める前に、その文書の文字を受け取らせることです。

• 決まり
• AIを使うたびに、最初に読ませる文書
• 仕事の種類を問わず守らせたいことを書く
• 手順書
• その仕事を頼むときだけ読ませる文書
• 順番や確かめる点を細かく書く

分ける基準は、内容の大小ではありません。大事な内容でも、特定の仕事でしか使わないなら手順書に入ります。

全部を決まりに入れると困ること

全部を1つの決まりに詰め込むと、AIが毎回読む量が増えます。量が増えると、本当に毎回守らせたい一文が目立たなくなります。

仕事に関係のない細かい手順まで毎回読ませることにもなります。書いた本人にも、どの文がいま効いているのか分からなくなります。

増えすぎた決まりの減らし方は、AIのルールを削る日を決めるに書きました。削る作業が要らないように、最初から入れすぎない分け方を決めておくほうが楽です。

なぜ会社として決めるのか

決まりは、そのAIを使う人全員に同じように効きます。1人が善意で1文足すと、全員のAIの動きが変わります。

手順書は、その仕事を頼む人だけに効きます。影響の範囲が狭いので、気軽に直せます。

この違いがあるので、どちらに書くかを個人の判断に任せると、書く人ごとに量がばらつきます。決まりに足す基準を会社で1つ持っておけば、足してよい文かどうかを担当が替わっても同じように判断できます。

毎回要るかを見分ける手順

決まりに入れるかどうかは、文を1つずつ次の順で確かめます。

1. その文は、どんな仕事を頼むときも守らせたいか
2. 特定の仕事の中でしか使わない文ではないか
3. 手順書に移したとき、AIがその文を守らない場面が出るか

1で「はい」、かつ3で「出る」なら、決まりに残します。2で「はい」なら、手順書に移します。どちらにも当てはまらない文は、決まりから外して様子を見ます。

弊社の例

弊社では、外へ出る文は、会社として出してよいかを機械の判定の仕組み（Jev）で点検してから出すことにしています。どの仕事から出る文でも、同じ点検を通します。

このように、仕事の種類を問わずかかる約束は、毎回要る側です。決まりに書く価値があります。

一方で、記事を書くときの細かい手順は、記事を書く仕事でしか使いません。こちらは手順書の側に入ります。同じ会社の中でも、約束の性質で置き場所が分かれるわけです。

明日できる一手

明日やることは、いまある決まりの文書を開き、最初の見出し1つ分だけを上の手順で仕分けることです。全部を一度に直す必要はありません。

仕分けのやり方は次のとおりです。

1. 文を1つずつ読み、「毎回要るか」に答える
2. 要らない文に印を付ける
3. 印の付いた文を、手順書の下書きに移す

文は消さずに移します。移したあとに、困った場面が出たら決まりへ戻せます。

手順書に移した文は、指している先がいまもあるかを確かめる必要が出てきます。確かめ方は、古い手順書を直すときは、指している先が今もあるかを確かめるにまとめました。

迷ったら手順書に回す

迷った文は手順書に回すと決めておきます。理由は、間違えたときの見つけやすさが違うからです。

• 手順書に回して間違えた場合
• その仕事でAIが守らないので、すぐ気づく
• 気づいたら決まりへ戻せばよい
• 決まりに入れて間違えた場合
• 要らない文でも毎回読まれるので、害が見えにくい
• 誰も気づかないまま増え続ける

2026年10月時点の弊社の運用でも、この向きで決めています。

決まりと手順書の分け方を、自社だけで見直すのが難しいこともあります。弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクは、初期費用がかからず、税別で月10万円です。月に2回、30分のオンライン定例があるので、そこで文書の分け方を一緒に見直す使い方もできます。