AIへの指示書を削る日は、数か月に一度と会社で先に決めておく

AIに守らせたい決まりは、何か起きるたびに増えていきます。1行足すのは簡単ですが、いつ減らすのかは決まっていないことが多いです。この記事は、AIの決まりを足すだけでなく削る日を、会社としてどう決めるかに答えます。

結論から言うと、削る日は「数か月に一度」のように、日付を先に決めておきます。AIへの指示書（AIに読ませる決まりの文書）は最小限で始め、逸脱が出たら1行足し、決めた日に足した行を見直して削る、という形です。2026年10月時点で、弊社が考えている進め方です。

決まりが増え続けると困ること

指示書の行が増えるほど、どの行が今も必要なのか分からなくなります。

• AIの側
• 行が多いと、大事な決まりと古い決まりが同じ重さで並ぶ
• 人の側
• 直す人が、消してよい行かどうかを判断できなくなる
• 食い違う行が混ざっても、気づきにくくなる

足すだけの運用は、一度始めると止まりません。削る日を決めておかないと、見直す機会が来ないからです。

最小限から始める

最初から多くを書かないことが、あとで削る手間を減らします。書く量が少なければ、見直す量も少なくなります。書き始めるときの目安は、全部の行が実際に起きた失敗か会社の決まりごとにつながっていることです。つながりを説明できない行は、まだ書きません。

「なんとなく心配」で足した行は、あとで削るかどうかを決められません。理由が書いていないからです。

足すのは逸脱が出たとき

AIが決まりから外れた動きをしたら、そのときに1行足します。足すときは、行の横に理由を残します。

1. 何が起きたかを1文で書く
2. その動きを防ぐ行を1つだけ足す
3. 足した日付を書いておく

理由と日付があれば、削る日に「この失敗はもう起きないか」を確かめられます。同じ失敗が続くなら、行を足す前に周りの仕組みの見直しが先です。この点は社内の決まりに空欄を残すかでも書いています。

削る日の進め方

削る日は、日付を決めて予定に入れます。人に任せるのではなく、見直す担当者の名前も決めます。

1. 指示書を1行ずつ読み、何の失敗や決まりごとから来たかを確かめる
2. つながりが説明できない行に印をつける
3. 印をつけた行を削る
4. 削ったあと、AIの動きが変わらないかを数日見る

もっと思い切る方法として、指示書の中身をいったん全部消し、本当に要るものだけを戻すやり方もあります。戻すときに「これがないと困った」と言える行だけが残ります。

削ってよい行と残す行

迷ったときは、行の中身で分けます。

• 削ってよい行
• 常識として知られていること
• AIが読めば分かること
• 「気をつけて」のように、検査できない精神論
• 残す行
• 実際の失敗につながっている行
• 会社の決まりごとを書いた行
• 守れたかを機械的に確かめられる行

「気をつけて」を残したいときは、確認できる形に直します。たとえば「金額は必ず2回計算する」と書けば、守れたかが分かります。

日付を決める理由

「気づいたときに見直す」と決めると、見直しは起きません。忙しい時期には、指示書を開く理由がないからです。

日付を決めると、見直しが仕事の一部になります。数か月に一度という間隔は、会社の忙しさに合わせて選びます。間隔が短すぎると手間が増え、長すぎると行がたまるので、最初の1回は短めにし、手間を見て間隔を調整する形が無難です。

削る日に残す記録

削った行は、消して終わりにしません。何を削ったかを、日付と一緒に1か所へ残します。残すのは、削った行の文、削った理由の1文、削ったあとに見た結果の3つです。

あとで同じ行を足したくなったとき、前に削った理由が読めます。同じ議論を繰り返さずに済みます。

削った結果の受け止め方

削ってみて同じ失敗が戻ったら、その行は必要だったということです。理由を書いて、もう一度足します。これは失敗ではなく、必要な行が分かったという結果です。削る前の状態に戻すだけなので、損はありません。

決まりを書くための文書づくりについては、社内生成AIガイドラインの作り方も参考になります。

AIの決まりの見直しを、外の目も入れて進めたい会社もあるでしょう。弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクは、税別で月10万円です。初期費用はなく、月2回の定例で相談できます。まずは自社で削る日を決めてみて、手が回らないときに使うのでも十分です。