AIへの頼み方は、使い捨てと役割を決める型で仕事ごとに分ける

AIに調べものを頼むたびに、毎回ゼロから条件を書いている人がいます。別の人は、見る観点を決めた担当役をあらかじめ作り、名前で呼んでいます。社内で頼み方がばらばらだと、同じ仕事でも出来が人によって変わります。この記事は、頼み方の2つの型を会社としてどう使い分けると決めるかに答えます。

会社として決めるのは、頼む内容で型を分けることです。大量の調べものや比較は、必要なときに使い捨てで頼む型にします。毎回同じ観点で見る確認は、役割を決めて名前で呼ぶ型にします。この分け方を、社内の共通の決まりにします。「1人に何でも頼む」やり方は、標準にしないと決めておくと迷いません。

2つの型の中身

• 使い捨てで頼む型
• 必要になったときに、その場で頼む
• 終わったら、その頼みごとも終わる
• 次に同じ仕事をするときは、条件を書き直す
• 役割を決めて名前で呼ぶ型
• 見る観点を先に決めておく
• 「契約書の抜けを見る役」のように、役に名前を付ける
• 使うときは、名前を呼んで頼む

どちらが上、という話ではありません。仕事の性質に合うほうを選びます。

使い捨てが向く仕事

大量の調べものや比較には、使い捨ての型が向きます。調べる対象が毎回変わるので、役割を固定しても使い回せないからです。

たとえば、10社分のサービスの料金や条件を並べて比べる仕事があります。この仕事は、今回かぎりの条件で動きます。その場で条件を書いて頼み、結果を受け取ったら終わりにします。

注意点は、条件の書き漏れです。使い捨てだと、前回の書き方が残りません。比べる軸を先に決めてから頼むようにします。

役割を決める型が向く仕事

毎回同じ観点で見る確認には、役割を決める型が向きます。見る観点が変わらないので、一度書いておけば何度でも使えるからです。

たとえば、社外に出す文章を送る前に見る確認があります。見る点を文章に書いて役に名前を付けておけば、誰が頼んでも同じ観点で見てもらえます。担当者が替わっても、確認の質がそろいます。

注意点は、観点が古くなることです。決まりが変わったのに、役割の観点が昔のままだと、古い基準で確認が続きます。

型を混ぜたときに起きること

使い捨ての頼み方で、毎回同じ確認をしている会社があります。この場合、確認の観点が頼む人の記憶に頼ります。急いでいる日は、観点が1つ抜けるかもしれません。

反対に、役割を作りすぎる会社もあります。調べものまで役割にすると、使わない役が増えます。役が増えると、どれを呼ぶのかを選ぶ手間が生まれます。

どちらも、仕事を分けずに型を決めたことが原因です。先に仕事を分けると、型は自然に決まります。型を決めるのは、AIの得意不得意ではなく、頼む仕事の性質です。

会社で決める手順

1. 社内でAIに頼んでいる仕事を、思いつくまま書き出す
2. それぞれを「毎回条件が変わる仕事」と「毎回同じ観点で見る仕事」に分ける
3. 同じ観点で見る仕事のうち、回数が多いものから役割を作る
4. 役割ごとに、名前と見る観点を文章で書き、置き場所を決める
5. 観点を見直す担当者と、見直す時期を決める

最初から役割を増やしすぎないことが大切です。役割の数が少ないうちは、社員が名前を覚えられます。回数の多い確認を1つ作り、使ってみて足りない点を直してから次に進みます。

迷ったときの目安

• 条件が毎回変わるなら
• 使い捨ての型にする
• 見る観点が毎回同じなら
• 役割を決める型にする
• 何度か使い捨てで頼んで、同じ条件を書いていると気づいたら
• その条件を観点として書き出し、役割にする

最後の目安は、使い捨てから役割へ育てる道筋です。同じ頼みごとを3回書いたら役割にする、のように回数で決めておくと、担当者が迷いません。

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