中小企業が社内AIアシスタントを入れる前に決める3つのこと

社内AIアシスタントとは、社員が自社の文書や業務の手順に沿って、見積書、議事録、提案書、報告書などの成果物を生成AIで作るための、会社として用意する仕組みです。個人が無料の生成AIを使うのと違うのは、入れてよい情報の範囲、回答の根拠、入力データの扱いを会社が決めて管理する点にあります。決めることは3つ。入れてよい情報といけない情報の線引き、回答に根拠が付く条件、入力が学習に使われない条件、です。

株式会社ストリックランドは京都市の会社で、社内生成AIアシスタント PalAssistant を提供しています。この記事では、製品を選ぶ前に自社で決めておく3つのことを、公的な調査の数字とあわせて書きます。

導入後の課題の1位は、社内ルールの整備が追い付かないこと

商工中金が2026年1月に中小企業3,892社から回答を得た調査によると、生成AIの導入状況で最も多かったのは「会社での導入はなく、使用は個人の判断に任せている」で64.9%でした。会社主導で導入している企業と、個人登録の利用を推奨している企業を合わせた積極活用層は31.1%です。

導入後の課題の1位は「社内ルールや方針整備が追い付かない」でした。25.1%です。次いで「導入効果が測定できず、成果が見えにくい」が21.3%、フェーズを問わない課題として「情報管理やセキュリティの不安が大きい」が21.0%です。道具を先に入れて、ルールと効果測定が後から追いかけている姿が数字に出ています。

順番を逆にします。先にルール。3つのことを先に決めてから製品を選ぶと、導入後にルールを作る作業が消えます。

1. 入れてよい情報と、いけない情報の線引き

最初に決めるのは、社員がAIに入力してよい情報と、いけない情報の境界です。決めていなければ、社員は個人の判断で入力します。商工中金の調査で6割超の会社がこの状態にあり、それ自体が情報管理の不安を生んでいます。

線引きはA4一枚で足ります。書くのは4つ。入れてよい情報といけない情報の例、AIの出力をそのまま社外に出してよいかの扱い、責任者、見直しの時期です。当社は中小企業向けに、そのまま自社名を入れて使える「社内生成AI利用ガイドラインの雛形」を公開しています。製品より先に、この一枚です。どの製品を選んでも、線引きが無いと運用が始まりません。

2. 回答に根拠が付く条件

価値は根拠にあります。自社の文書を根拠にして成果物を作れることです。一般の生成AIは、自社の就業規則や過去の見積書を知りません。

条件は3つです。自社の文書がどこにあり、誰が最新版を保つかが決まっていること。回答のどの部分がどの文書から来たかが、社員に見える形で示されること。そして、文書に書かれていないことは書かれていないと答えることです。

3つ目が抜けると、AIは空白を埋めます。もっともらしい文章で。社員がそれを根拠つきだと信じて社外に出したとき、責任は会社にあります。製品を比べるときは、機能の数ではなく、この3つの条件が満たされているかを見てください。根拠が示されない回答は、成果物の下書きには使えても、社外に出す文書の根拠にはなりません。

3. 入力が学習に使われない条件

社員が入力した顧客名や見積の金額が提供元の学習データに使われるかどうかは、契約と設定で決まります。無料の個人向けサービスには、初期設定で入力が学習に使われるものがあります。

確かめることは2つ。提供元の利用規約または契約書に、入力データを学習に使わないと明記されているか。自社が使う経路が、その条件の適用範囲に入っているか、です。法人向けの契約や API 経由では学習に使われないと明記されていても、社員が個人アカウントで同じサービスを使えば、その約束の外に出ます。1つ目のルールで個人アカウントの業務利用を止めるのは、このためです。