共有フォルダは3つに分けられるかを試してから、数を増やすと決める

新しく共有フォルダを作ろうとすると、手が止まります。部署ごとに分けるのか、案件ごとに分けるのか、年度ごとに分けるのか。考えるほど数が増え、数か月後には作った本人も全体を思い出せなくなります。この記事は、共有フォルダをいくつに分けるかを、会社としてどう決めるかに答えます。

最初に決める数は3つで、時間に縛られない知識を置くフォルダ、日付に結びつく記録を置くフォルダ、期限のある進行中の仕事を置くフォルダです。この3つの粗さで足りることが多く、2026年10月時点では、まず3つに分けられるかを試してから数を増やすのが無理のない順序です。

数を先に決めない

共有フォルダの数は、先に設計して決めるものではありません。細かく分けるほど、1つの資料の置き場所を迷う回数が増えます。

たとえば、取引先への提案書は、営業の資料にも、企画の資料にも、特定の案件の資料にも当てはまります。置くたびに「どれに入れるか」を考えることになります。

細かく分けると、1つの資料が複数のフォルダに当てはまり、置く人によって場所が変わります。探す人は、置いた人の判断を当てなければなりません。

そこで、数ではなくて「資料の性質」から決めます。性質で分ければ、置き場所を考える手間が小さくなります。

3つに分ける基準

分ける基準は、その資料がいつまで役に立つかです。

• 恒久的な知識のフォルダ
• 時間がたっても内容が変わりにくい資料を置く
• 例は、業務の手順、社内の決まり、製品やサービスの説明
• 読む人は、年度が変わっても同じ場所を見ればよい
• 日付に結びつく記録のフォルダ
• いつの出来事かが大事な資料を置く
• 例は、会議の記録、日報、問い合わせの履歴
• 後から「あの日に何を決めたか」を確かめるときに使う
• 進行中の仕事のフォルダ
• 期限があり、終われば役目を終える資料を置く
• 例は、作成中の提案書、納品前の成果物
• 終わったら、残す価値のあるものだけを知識か記録へ移す

この基準なら、先ほどの提案書も迷いません。作成中は進行中の仕事に置きます。提案が終わったら、次の提案でも使える部分を知識へ、やり取りの経過を記録へ移します。

3つで足りるかを試す

数を決めるときは、今ある資料を実際に3つへ振り分けてみます。

1. 共有フォルダにある資料から、10件ほどを選ぶ
2. 1件ずつ「いつまで役に立つか」を問い、3つのどれかに振り分ける
3. 迷った資料と、どれにも入らない資料を書き出す
4. 書き出した資料に共通点があるかを見る
5. 共通点があり、同じ迷いが何度も出るときだけ、4つ目を足す

ここで大事なのは、迷いが1回出ただけでは数を増やさないことです。迷いが何度も同じ形で出たときに、初めて分け方に問題があると分かります。

4つ目を足してよい場合

4つ目を足すのは、3つのどれに入れても毎回同じ理由で困る資料が見つかったときです。

足してよいのは、同じ種類の資料が3つのフォルダに散らばってしまう場合と、担当者が変わってもその種類だけは別に管理したいという声が出る場合です。部署が増えたから、新しい案件が始まったから、前の担当者のやり方がそうだったから、という理由では足しません。

部署や案件が増えたときは、フォルダの数ではなくて、フォルダの中の名前で分けます。フォルダ自体は大きな分け方のままにします。

つながりは別の方法で示す

3つだけに絞ると、「この資料はあの資料と関係がある」という情報が、置き場所では伝わりません。この関係は、フォルダではなくて、資料の中のリンクや目印で示します。

たとえば、会議の記録に、関係する手順書へのリンクを1行入れます。手順書の側にも、決めた日の会議の記録へのリンクを入れておけば、置き場所を増やさなくても、資料どうしのつながりをたどれます。

詳しい置き場の考え方は、社内の知識をAIに読ませる最小の形は、置き場3つと会議録から始めるにも書きました。AIに読ませる場合も、人が探す場合も、置き場が少ないほうが判断は単純になります。

見直す日を決めておく

分け方は一度決めて終わりではありません。半年に1回など、見直す日をあらかじめ決めておきます。

見直すときも、手順は同じです。まず今の資料が3つに分けられるかを試し、足りないと分かった部分だけを直します。

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