議事録の「なるべく早く」は、日付と担当者名に直すと会社で決める

議事録に「なるべく早く対応する」と書いてあるのに、誰がいつまでにやるのか分からない。そんな場面は、どの会社でも起きます。この記事は、その言葉を会社としてどう扱うかに答えます。

結論は、「なるべく早く」を日付と担当者名に直すまで、議事録を完成にしないと会社で決めることです。直す人は、会議を進めた人にします。直す時点は、会議が終わる前です。個人の心がけに任せず、会社の決まりにしておくと、議事録の質が書く人によって変わりません。

なぜ「なるべく早く」では動けないのか

「なるべく早く」は、言った人と聞いた人で、思い浮かべる日が違います。

• 言った人
• 今週中のつもりで言っている
• 聞いた人
• 来月でも早いほうだと受け取る

どちらも悪気はありません。ただ、会議の場では同じ言葉を聞いて、うなずき合っています。その場では食い違いに気づけません。

議事録を後から読む人は、さらに困ります。会議に出ていない人は、言った人の頭の中を知りません。だから議事録は、読んだ人が次の行動を取れる状態で終わる必要があります。日付と担当者名がない一文は、読んだ人に「自分は何をすればよいか」を教えられません。

会社に決まりが要る理由は、ここにあります。曖昧な言葉は、誰か一人が気をつけても、会議が変わるたびに残ります。会議の終わり方を会社で決めておけば、人が替わっても同じ形で終われます。

会社で決めること

決めることは4つあります。

1. 直す言葉の一覧を決める

- 「なるべく早く」「近いうちに」「適宜」「誰かが」を入れる

- 一覧は紙1枚に書き、会議室に置く

1. 直す人を決める

- 会議を進めた人にする

- 書記に任せきりにしない

1. 直す時点を決める

- 会議が終わる前に、読み上げて確かめる

- 遅くても当日中に直す

1. 直せないときの書き方を決める

- 日付が決められないなら、決める日を決める

- 担当者が決まらないなら、決める人の名前を書く

4つ目が大切です。日付が決まらない案件でも、空欄にはしません。「11月6日の会議で、日付を決める」と書けば、少なくとも次に動く日が分かります。

直し方の例

たとえば、議事録に次の一文があったとします。これは、説明のために作った例です。

• 直す前
• なるべく早く見積もりを送る
• 直した後
• 営業の山田さんが11月6日までに、取引先へ見積もりを送る

直した後の文は、読んだ人が3つの疑問を持ちません。誰が、いつまでに、何をするのかが、一文に入っています。山田さんが休んでいても、上司が期限を見て声をかけられます。

担当者名は、部署名ではなく個人の名前にします。「営業部で対応」と書くと、部の中で「誰かがやるだろう」という空気が生まれます。名前を書くと、本人がその場で「その日は難しいです」と言えます。この確認ができるのも、会議の中で直すことの利点です。

確かめる一手間を、会社の作業にする

弊社ストリックランドは、外へ出す文を公開する前に、人間が読んで分かる言葉かを確かめる決まりで動いています。議事録にも同じ考え方が使えます。送る前に、曖昧な言葉を探す一手間を、作業として決めておきます。

AIで議事録を作る会社でも、事情は同じです。AIが書いた文に「なるべく早く」が入っていれば、人が日付と名前に直します。AIの使い方は、議事録AIを社内で使う前に決める4つのことにまとめています。

会議の最初に前回の議事録を見る習慣も、直した結果を確かめる助けになります。こちらは資料を見てこない人がいる会議は、最初の1分で議事録を見ると決めるに書きました。

決まりを紙にするところから相談したい会社には、弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクがあります。2026年10月時点で、費用は月10万円（税別）で、初めに払う費用はありません。人数の上限もありません。

明日できる最初の一手

明日の朝、次の順に進めてください。

1. 直近の会議の議事録を1つ開く
2. 「なるべく早く」か「近いうちに」を1つ探す
3. その言葉を言った人に、担当者名と日付を聞く
4. 議事録の一文を直し、同じ参加者に送り直す

最初は1つで十分です。1つ直すと、どんな聞き方をすれば相手が日付を答えやすいかが分かります。次の会議からは、終わる前の2分で、その聞き方を使います。

直し終えた議事録に、曖昧な言葉が残っていないかを読み返す人も、あらかじめ決めてください。直す人と読み返す人が同じだと、見落としが続きます。2人に分けると、決まりが長続きします。