議事録の形は紙1枚に決めて、全社でそろえると会社として決める

議事録の書き方が人によって違い、読む側が毎回、結論を探し直している。そんな場面は多くの会社にあります。この記事は、議事録の形を紙1枚に決めて全社でそろえるかを、会社としてどう決めるかに答えます。

答えは、そろえると決める、です。ただしそろえるのは、紙1枚に入る骨組みだけにします。形がそろうと、読む人の探す手間が減ります。書く人の抜けにも、読む側が気づけます。

骨組みは紙1枚に収める

2026年10月時点で、弊社が骨組みとして考える並びは次のとおりです。

1. 参加者
2. 会議の要約
3. 議題ごとの見出し
4. 次回の予定

議題ごとに、次の4行を並べます。

• 主張
• 誰かが出した提案を書く
• 例は「こうすべきだと思う」
• 意見
• その提案への反応や補足を書く
• 例は「賛成だが、こういう心配もある」
• 結論
• その議題で決まったことを書く
• 行動
• 誰が、何を、いつまでにやるかを書く

見出しには結論を入れます。たとえば「リリース時期は5月末に決定」です。見出しだけ読んでも、決まったことが分かります。

そろえると決める理由

理由は2つあります。

• 読む人が探さなくてよくなる
• 結論は見出し、行動は4行目と、場所が毎回同じになる
• 会議に出ていない人も、最初に読む場所が分かる
• 書く人の抜けが見える
• 行動の行が空なら、次に何をするかが決まっていないと分かる
• 結論が「引き続き検討」なら、次回の日付を書く欄が目に入る

形が人によって違うと、抜けは書いた本人にも読んだ人にも見えません。紙1枚にしておけば、空いている行が、そのまま抜けの印になります。

弊社は、外へ出す文章を公開する前に、人間が読んで分かる言葉かを確かめています。確かめる点を先に決めているので、書く人が替わっても同じ見方で読めます。議事録の形をそろえるのも、同じ考え方です。読む側の見方を先に決めておくと、書く側の迷いも減ります。

そろえない部分を決めておく

全部をそろえようとすると、書く人の負担が増えて、紙が使われなくなります。そろえるのは、先ほどの骨組みだけにします。次の部分は、各部署に任せて構いません。

• 議題の数
• 1回の会議で1つでも5つでも、同じ形で書く
• 書く長さ
• 紙1枚に入る範囲であれば、部署の事情に合わせる
• 使う道具
• 紙でも、文書ファイルでも、AIの下書きでもよい

AIに下書きを頼む場合も、この形が役に立ちます。頼む側が「この4行で出して」と一度伝えれば、毎回の指示が短くなります。出てきた下書きも、空の行があるかどうかで、すぐ見直せます。AIの下書きを使うかどうかは、先に社内で決めておく必要があります。決め方は議事録AIを社内で使う前に決める4つのこと 範囲・知らせ方・保管・確認に書いています。

決める前に1回だけ試す

全社に出す前に、小さく試します。いきなり全社で決めると、形が合わない会議があったときに、決めた人の判断が疑われます。

1. 議事録をよく書く部署を1つ選ぶ
2. その部署の次の会議1回で、紙1枚の形を使う
3. 会議のあとで、書いた人と読んだ人に、困った行を1つずつ聞く
4. 困った行があれば、骨組みを直す
5. 直した形を全社の既定として決める

試した結果は、数字にしなくて構いません。「行動の行が書きにくかった」のような一言が集まれば、骨組みを直す材料になります。

明日できる次の一手

明日やることは1つです。次の会議の前に、紙1枚の形を作ります。上の4つの並びと、議題ごとの4行を書き写すだけです。

その紙を、次の会議で実際に使います。会議が終わったら、最初に一文だけ「この会議は何だったのか」を書き、そのあと4行を埋めます。使ってみて書きにくかった行が、会社で決め直す点になります。

形を決めたあとは、決めた日と、決めた人の名前を紙の端に書いておきます。あとから形を変えるときに、誰に聞けばよいかが分かります。会議の最初に議事録を見る習慣と合わせたい場合は、資料を見てこない人がいる会議は、最初の1分で議事録を見ると決めるも参考になります。

弊社の顧問型ITコンサルでは、月2回、30分の定例をオンラインで行っています。こうした短い定例の記録を、どんな形で残すかを相談したい場合も、お問い合わせいただければ一緒に考えます。