AIを入れる前に、情報を書く場所を紙1枚に並べると会社で決める

AIを入れたいと思っても、何から決めればよいか分からない場面は多いはずです。この記事は、AIを入れる前に、社内で情報を書く場所を紙に並べることを、会社としてどう決めるかに答えます。

答えは、道具を選ぶ前に、書く場所の一覧を紙1枚に作ると、会社として先に決めることです。弊社は、新しい道具を入れる前に、今ある書く場所を一覧にしてから導入を話し合うことを勧めています。一覧がないまま入れると、書く場所がまた1つ増えるからです。

なぜ先に並べるのか

ある会社の事例では、同じ案件を3か所に手で入力していました。そこへ新しいツールを入れると、書く場所は4か所目になります。入力の手間は減らず、どれが正しいかを確かめる作業だけが増えます。

AIは、書かれた情報を読んで仕分け、別の場所へ写します。書く場所が散らばったままでは、AIが読む情報も散らばったままです。だから、道具の前に場所を数えます。

この作業は、担当者が個人の判断で進めることではありません。どの情報をどこに書くかは、会社の仕事の進め方そのものです。そのため、会社として決める事柄になります。

紙には何を書くか

紙には、次の列を作ります。1行が1つの書く場所です。

• 場所
• 表計算ソフト、チャット、紙の台帳など、実際に書いている所
• 書く人
• 部署や役割で書く。個人名は書かない
• 書く内容
• 案件の名前、金額、連絡の記録など

同じ内容が2つ以上の行に出てきたら、二重に書いている印を付けます。AIを入れたあとに、書く場所が増えやすいのは、この印を付けた内容です。

部署に任せきりにしない理由

書く場所は、部署ごとに自然と増えていきます。営業は表計算ソフトに書き、現場はチャットに書き、事務は紙の台帳に書く。それぞれの部署には、そうなった理由があります。

AIの導入を部署ごとに進めると、各部署が自分の都合で新しい場所を足します。すると、会社全体で見たときに、同じ情報の書き場所がさらに増えます。部署をまたいで一覧を見られるのは、会社として決める立場の人だけです。

また、一覧を見ると、誰も使っていない場所や、古いまま残っている台帳が見つかることがあります。これはAIを入れる前に知っておくと、読ませる場所を選ぶときに役立ちます。

弊社の考え方

弊社は京都市に拠点を置いています。理念は「人を技術に合わせず、技術をその会社の感覚・知識・文化に合わせる」です。

この理念から、導入の最初の作業は、会社がすでに書いている場所を知ることだと考えています。社員に新しい書き方を覚えてもらう前に、今の書き方を見ます。紙の一覧は、技術を会社に合わせるために使う、最初の材料です。

明日できる一手

明日、案件を1つ選びます。最初の連絡から終わりまでに情報を書いた場所を順にたどり、紙に1行ずつ書きます。

書くときは、その案件を実際に扱った人に聞きます。担当者の記憶だけに頼らず、実際の画面や紙を一緒に見ながら書くと、1つの案件でも同じ内容を何か所に書いているかが分かります。

書き終えたら、行の数を数えます。同じ内容を書いている行が多いほど、AIを入れる前に整理する価値があります。逆に、行が少なければ、先に進んでかまいません。判断の目安は、紙を見た人が「どこが正しいのか」を答えられるかどうかです。

会社で話し合って決める点

一覧ができたら、会社として話し合う点があります。誰が一覧を持つのか、一覧をいつ見直すのかです。二重に書いている場所のうち、どれを残すのかも話します。

これらの答えは、会社の人数や仕事の流れで変わります。決める前に、現場で書いている人の話を聞いてください。書く場所を1つに減らすと、その場所を使えない人が出るかもしれません。紙の台帳を使う人にとって、画面への入力が負担になることもあります。

また、費用の上限や、公開前の承認の流れも、導入の前に話し合っておく点です。これらは、一覧を作ったあとに決めても遅くはありません。

書く場所の考え方は、社内の知識をAIに読ませる最小の形は、置き場3つと会議録から始めるでも扱っています。導入の順番は、AIを入れる順番は確認、範囲、指示書に書きました。

この記事の内容は2026年11月時点のものです。数字で示せる成果は、この記事には書いていません。