資料の置き場で迷う状態は、フォルダを大きな分け方に絞ると決めて直す

資料を保存しようとして、「営業のフォルダに入れるか、企画のフォルダに入れるか」と手が止まることがあります。置くたびに同じ迷いが起きるなら、困っているのは担当者の判断力ではなく、会社の資料の分け方です。この記事では、資料を置くたびに迷う状態を、会社としてどう変えるかを説明します。

フォルダで迷う状態は、分け方を変えると決めれば直ります。弊社は、フォルダは大きな分け方にとどめ、資料どうしのつながりはリンクや目印で示すと考えます。2026年10月時点の考え方です。

迷いが起きる理由

フォルダには、1つの資料を1か所にしか置けないという決まりがあります。ところが実際の資料は、1つで複数の用途に当てはまります。

• 提案書の下書き
• 営業の資料でもあり、企画の資料でもある
• 取引先ごとの分け方をしていれば、取引先の資料でもある
• 会議の議事録
• 案件の記録であり、そのときの担当者の記録でもある

1つの資料が、5つにも10にも当てはまることがあります。当てはまる先が多いほど、置くたびに「どこが一番近いか」を考えることになります。迷いの原因は担当者の注意不足ではなく、フォルダという入れ物の性質です。

細かく分けるほど行き詰まる

迷うと、人は分け方を細かくして解決しようとします。「営業」の下に「提案」、その下に「業種別」と作っていく方法です。

しかし細かくすると、当てはまる先が増えるだけで、迷いは減りません。さらに、置き場所を決めた人にしか、あとで探せなくなります。別の人は、同じ資料を別のフォルダにあると思い込んで探すからです。

そのため、フォルダを増やして直そうとする判断は、会社として避けると決めます。

フォルダは大きな分け方にとどめる

フォルダに任せる仕事を減らし、誰が見ても迷わない大きな分け方だけにします。

決める手順は次のとおりです。

1. 今あるフォルダの名前を、すべて書き出す
2. 直近に置いた資料を何本か選び、どのフォルダに入れるか迷ったものに印を付ける
3. 迷った資料が多いフォルダは、細かく分けすぎていないかを見る
4. 隣り合うフォルダを1つにまとめられるか試す
5. まとめても困らないものは、大きな分け方に統合する

見直しの目安は、「新しく入った人に説明しても、置き場所で迷わないか」です。迷うなら、まだ細かすぎます。

つながりはリンクや目印で示す

フォルダを減らすと、「関係のある資料が近くにない」という不安が出ます。この役目は、フォルダではなく、リンクや目印に渡します。

• リンク
• 資料の中に、関係する資料への参照先を書く
• 提案書の下書きから、議事録と見積もりへ飛べるようにする
• 目印
• 資料の名前や冒頭に、案件名や取引先名を同じ書き方で入れる
• 検索すれば、フォルダをまたいで同じ案件の資料が出る

こうすると、1つの資料が複数の用途に当てはまっても、置き場所は1か所のままで済みます。ほかの用途とのつながりは、リンクと目印が受け持つからです。資料の読ませ方は社内の知識をAIに読ませる最小の形は、置き場3つと会議録から始めるに書いています。

会社として決めること

迷いをなくすために、会社では次の決まりを書いておきます。新しく入った人が読んで、そのまま実行できる書き方にします。

置き場所は、フォルダを大きな分け方だけにして、細かい分類を作らないと決めます。迷ったら、その場で決めて置き、あとから動かしてよいとします。

つながりは、関係する資料への参照先を資料の中に書きます。案件名や取引先名は、名前の付け方をそろえます。

見直しは、資料が増えたときにフォルダの数が増えていないかを見ます。

特に「迷ったら、その場で決めて置く」が大切です。置き場所で悩む時間の分だけ、仕事の時間が減ります。リンクと目印がついていれば、置いた場所が少し違っても、あとから見つけられます。

決め方に迷うとき

どの大きさで分けるか、リンクや目印をどう付けるかは、会社の仕事の流れによって変わります。社内で決めにくいときは、弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクで、情報の置き方を一緒に確かめることができます。費用は月額10万円（税別）で、始めるときの費用はかかりません。

自社で決める場合も、まず今あるフォルダを書き出して、迷った資料に印を付けるところから始められます。長い資料の扱いについては長い資料をAIに読ませる前に、会社で目次を整えると決めるも参考になります。