資料の分け方は先に決めきらず、似た資料がたまってから分けると決める

会社の資料が増えてきて、「まず分け方を全部決めてから置き始めたい」と考える人は多いはずです。ところが決めた分け方は、数か月たつと合わなくなることがあります。この記事は、資料の分け方を最初に決めきらず、あとから変えていく進め方を、会社としてどう決めるかに答えます。

資料の分け方は、先に設計するものではなく、使いながら見つけるものだと会社で決めるのが答えです。最初は大きな箱だけを作り、似た資料がたまってから、その箱を分けます。2026年10月時点で、弊社もこの考え方で資料を扱っています。

細かく作ると失敗する理由

整理がうまくいかない会社の多くは、置く資料がまだ少ないうちに、細かい箱を作っています。

迷いが続くと、人は置き場所を考えるのをやめて、とりあえず手前の箱に入れます。すると箱の名前と中身が合わなくなり、探すときにも使えなくなります。

最初に決めるのは、箱の数と名前を、大きく粗いままにすることです。

箱の数は少なく、営業、開発、社内の運営のように、誰が見ても分かる大きさにします。細かい分け方はあとに回し、「この資料はどの箱か」で迷ったら、大きい箱のどれかに入れて終わりです。箱の名前は人ごとに変えず、全員が同じ名前で話せることを優先します。

この段階で迷わせないことが目的です。置き場所に5分かける人が出るくらいなら、粗い置き方のほうが会社としては損が小さいと考えます。

箱を分ける合図は、同じ種類の資料が目に見えてたまったときです。分ける手順は次のとおりです。

ここで大事なのは、分け方を先に思いついたからではなく、資料がすでにたまっているから分けることです。資料を見て付けた名前は、実際の使い方と合っています。置く人が迷う場所が減るので、結果として箱の数も必要な分だけになります。

分け方を変えてよい会社にするなら、変える日と変える人を先に決めておきます。決めないと、気づいた人が勝手に箱を作り、また資料が散らばります。

資料どうしのつながりは、箱では示しきれません。つながりはリンクや目印で示すと決めておくと、箱を増やさずに済みます。関連する考え方は社内の知識をAIに読ませる最小の形は、置き場3つと会議録から始めるにも書きました。

進め方を決めたら、社員には次の3つを短く伝えます。長い説明にすると、守られにくくなります。

まず、今の箱は仮の分け方なので、合わなくなったら遠慮なく担当に伝えてもらいます。次に、迷ったら大きい箱に入れてよく、間違った箱に入れても責める人はいません。最後に、箱の名前は個人の判断で増やさず、増やしたいときは見直しの日に出してもらいます。

最初に「間違えてもよい」と伝えておくと、置く手間が減ります。置く人が減らなければ、資料がたまり、分け方の手がかりも早く集まります。

弊社では、AIが資料を読んで下書きを作ります。AIに任せる範囲は、指示ではなく設定で決めています。AIのアカウントができるのは資料を読むことと下書きを作ることまでで、公開のボタンは人が押す形です。

この進め方は、資料の置き場にも当てはめられます。箱を分ける案をAIに出させ、実際に分けるかどうかは人が決めます。AIは資料の似たところを集めるのが得意ですが、会社にとってどの分け方が使いやすいかは、使う人が判断するからです。

分け方を決めきらない進め方は、いい加減に見えるかもしれません。実際は、後から変えられるように見直しの日と担当を決めておく、きちんとした進め方です。

会社としてこの進め方を決めるときは、次の4点を確認します。

この4つが書いてあれば、あとで分け方が変わっても、会社の資料は迷わず使い続けられます。

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