社内の決まりに空欄を残すか。AIの動きが変わらないなら消す

社内の決まりを書いたファイルに、「あとで書く」と空けた項目はありませんか。AIにそのファイルを読ませている会社なら、空欄を残したままでよいのか迷う場面があります。この記事は、会社としてその空欄を残すか消すかを、どう決めるかに答えます。

株式会社ストリックランドは、2026年10月16日に空欄を消しました。決まりを書いたファイルにあった、代表が書く予定の2行です。判断の基準は1つで、その行が空のままでAIの動きが変わるかどうかです。弊社の場合は、変わりませんでした。以下は2026年10月時点の、弊社の運用に基づく話です。

弊社が空欄を消した経緯

空欄の2行は、代表があとで書くつもりで置いたものでした。10月16日に代表が「そもそもこれいる？」と言いました。

この問いに答えるため、弊社は空欄の行を、AIの側から見直しました。

• 空欄の行があるとき
• AIが読んでも、動きは何も変わらない
• 空欄の行を消したとき
• 読む内容が2行減るだけで、動きは同じ

空のままでは、AIが読んでも動きが何も変わりません。そこで、弊社は消すと決めました。人が埋める予定の行でも、AIにとっては指示になっていないからです。

空欄は何のために置くのか

空欄を置く理由は、たいてい次の2つのどちらかだと考えられます。

• 書き忘れを防ぐため
• 項目が見えていれば、いつか誰かが埋めると考える
• 全体の形をそろえるため
• 他のファイルと見た目を同じにしたい

どちらも、人が読むときには意味があります。ただし、AIに読ませるファイルでは別の話になります。AIは、書いてあることだけを手がかりに動くからです。空の行は、手がかりになりません。

また、空欄は人にも負担をかけます。これは、AIを使わない会社でも同じです。書く予定の人は、埋めるまで「やり残し」を抱えます。読む人は、空欄を見るたびに、書き忘れなのか、書かない決めなのかを考えます。

残す空欄と消す空欄の分け方

決める手順は4つです。

1. その行が空のとき、AIが何をするかを書き出す

- 空欄の行ごとに、1文で書く

1. 書き出した動きが、行を消した場合と同じなら、消す

- 弊社の2行は、ここで消すと決まった

1. 動きが変わるなら、書く人と期限を決める

- たとえば、空だとAIが勝手に判断してしまう項目

1. 期限までに書けなければ、いったん消す

- 書く内容が決まったときに、あらためて足す

3番目の場合は、空欄を放っておくと危険です。決まりがないために、AIが自分の推測で動く場合があります。人が決めるべきことが、AIの推測に任されたままになります。その場合は、空欄を残すのではなく、早く決めて書くほうが安全です。

書き忘れが心配なときの置き場所

空欄を消すと、書き忘れが心配になります。その場合は、決まりのファイルとは別の場所に、やることの一覧を置きます。

• 決まりのファイル
• 今、AIに守らせることだけを書く
• やることの一覧
• これから決めることを書く
• 人が読む場所に置く

こうすれば、AIは決まったことだけを読みます。人は、未決のことを別の場所で見られます。

経営者が決めておくこと

空欄を残すかどうかは、細かい作業に見えます。ただ、決まりのファイルに何を置くかは、経営者が決める運用の話です。誰かの判断に任せたままだと、人によって書き方が変わります。次の4つを先に決めておくと、迷いが減ります。

• 決まりのファイルは、どこに置くか
• 決まりのファイルには、AIの動きが変わる内容だけを書くか
• 未決のことを、どこに書くか
• 空欄を消したときに、誰が、いつ見直すか

社内の決まりの作り方は、弊社の記事社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由にまとめています。会社として決める範囲は、AIガバナンスとは。中小企業が最低限決める4つのことを解説にも書きました。

決まりの置き方を一緒に見直したいときは、弊社の顧問型ITコンサル&ヘルプデスクで相談できます。月10万円（税別）で、初期費用はありません。

まとめ

決まりのファイルの空欄は、AIの動きが変わらないなら消してよいと、弊社は考えます。動きが変わる空欄は、残すのではなく、書く人と期限を決めて埋めます。迷ったら、空のままのときにAIが何をするかを、1文で書き出してみてください。