外部に頼む前は、過去の案件を段階ごとの成果物で説明してもらうと決める

AI の導入を外部の会社に頼むとき、最初に出てくる資料は体制図であることが多いです。何人が関わり、誰が責任者かは分かります。けれども、終わったあとに自社の手元へ何が残るのかは、図からは読み取れません。この記事は、体制図だけで会社を決めず、過去の案件を段階ごとの成果物で説明してもらうことを、会社としてどう決めるかに答えます。

答えは、外部に頼む前の決まりとして、説明を求める条件を先に書いておくことです。条件は「過去の案件を、進めた段階ごとに、その段階で出した成果物と結びつけて話してもらう」の1つです。この説明が出ない会社は、比べる対象から外します。体制図は、説明を聞いたあとに見る補足として扱います。

体制図で分かること

体制図が教えてくれるのは、人の数と役割の分け方です。人が多ければ安心に見えますが、人数と、自社に残るものの量は結びついていません。

成果物とは、仕事の途中と最後に出てくる形のある物です。たとえば業務の一覧表、手順書、試作した画面、試した結果の記録、引き渡しの資料です。これらは受け取った会社が、あとで読んで使えます。体制図には、この情報が入っていません。

段階ごとに聞く

ある資料では、過去の案件を、進める段階ごとに、出した成果物と結びつけて並べるとよい、という見方がありました。頼む側としては、この並べ方で話してもらうと、仕事の中身が見えます。

段階の名前は会社によって違うので、聞く側がそろえておきます。たとえば次のように分けて聞きます。

• 現状の整理
• 業務をどこまで書き出したか
• その結果を何という書類にしたか
• 作る段階
• 何を試作して見せたか
• 見せた相手が直しを言えた形だったか
• 試して引き渡す段階
• 試した結果をどんな記録で残したか
• 自社の担当者が読んで使える資料があったか

聞くときは、案件の名前や相手の社名を出してもらう必要はありません。相手の秘密に関わる部分は伏せたままで構いません。知りたいのは、段階ごとに何が出たかという並びです。

弊社の確かめ方

弊社は、記事や案内文を出す前に、読む人が一度で意味をつかめるかを点検します。たとえ話を使っていないか、難しい言葉に最初の説明があるかを見ます。

成果物を受け取る場面でも、同じ見方が使えます。受け取った資料を、その仕事に関わらなかった社員が読んで、内容を説明できるかを試すのです。説明できない資料は、納品されても自社に残りません。段階ごとの成果物を聞くときも、その資料を誰がどう読む想定かを、あわせて尋ねます。

会社の決まりにする理由

個人の判断に任せると、頼む人が替わるたびに見る点が変わり、体制図が立派だから決めた、という選び方も起こります。その結果、あとから「何が残ったのか」を説明できなくなります。

決まりにしておけば、複数の会社を同じ物差しで比べられ、説明の中身が薄い会社と厚い会社の違いも並べると見えます。また、社内の誰かに頼む理由を聞かれたときにも、段階ごとの成果物を見せて答えられます。

もう1つの理由は、成果物があれば、途中で方向が違うと気づけることです。最後に完成品だけを見ると、直すには大きな手間がかかります。段階ごとに物が出れば、その時点で直しを頼めます。

ただし、この説明を聞いても、その会社が自社の案件でも同じ質を出すとは限りません。過去の案件と今回の案件では、業務も人も違います。そこで、今回の案件で最初に出る成果物は何か、いつ見せてもらえるかを、頼む側から相手と決めます。

明日できる一手

明日、頼もうと考えている会社に、メールで1つだけ尋ねてください。文面は、まず「過去の案件を1つ選び、進めた段階ごとに、出した成果物を教えてください」と書き、秘密にしたい部分は伏せてよいと添えます。返ってきた説明は、段階と成果物の2列で紙に書き写します。

段階の横に成果物が書けない行があれば、そこが説明の足りない所です。その行について、もう一度同じ会社に尋ねます。比べる会社が複数あるなら、全社に同じ文面で送り、同じ形の紙に書き写してください。

関連して、費用の側からは生成AI導入の費用は4つに分けて見積もるが、頼んだあとの支援の確かめ方は生成AI研修のサポート体制を、発注前に確かめる6つの問いが参考になります。

2026年10月時点の弊社の考えです。外部の会社の選び方は、業種や規模で変わります。自社の案件に合わせて、聞く段階を足したり減らしたりしてください。