社内の文章ルールの例外は、書く人ではなく書く場所で線を引く

社内の文章の決まりを作ると、「この場合だけは違う書き方にしたい」という声が必ず出るものです。すべて認めると決まりが意味を失います。すべて断ると、現場の仕事が止まります。この記事は、例外を認めるときにどこに線を引くかを、弊社が2026年10月16日に決めた実例をもとに答えるものです。

答えは、線を「どの場所に書く文章か」で引くことです。書く人の好みや、その日の気分では引きません。株式会社ストリックランドは、例外を認める場所を名前で挙げ、それ以外はすべて同じ決まりに従わせると決めました。

弊社が決めたこと

2026年10月16日、弊社は、文章の終わり方を「です・ます」にそろえると決めました。対象は次の文章です。

• 記事
• キャプション
• キャプションとは、画像や動画に添える説明の文章です
• 説明文
• note
• LinkedIn
• 動画の台本

「である」で書くのは、2つだけです。

• 図解の中の文字
• Xのポスト

例外は、この2つしかありません。ここに書いていない場所は、すべて「です・ます」です。

きっかけ

決めたきっかけは、10月15日のInstagramのキャプションです。キャプションが「である」で書かれていました。

このキャプションが、決まりを見直す機会になりました。決まりがあいまいだと、書く人は自分で判断します。判断が人によって違うと、同じ会社の文章なのに、読んだ感じがそろいません。

そこで、例外を一覧にして、一覧に無いものは例外にしないことにしました。

線の引き方

例外を認めるときは、次の順で考えます。

1. 例外を認める場所を、名前で挙げる

- 「必要なら例外にしてよい」とは書かない

- 場所の名前が決まっていれば、書く人は迷いません

1. 場所ごとに、例外にする理由を1文で書く

- 1文で書けない例外は、理由がまだ決まっていません

- 理由が決まるまでは、例外にしません

1. 一覧に無い場所は、すべて原則に従わせる

- 「今回だけ」を認めると、次も認めることになります

1. 例外が増えてきたら、原則のほうを見直す

- 例外が多いのは、原則が実際の仕事に合っていないしるしです

人ではなく場所で決める理由

「この人は例外」「この案件は例外」と決めると、確認する人が毎回、事情を聞くことになります。確認する人の時間が、その分だけ減ります。

場所で決めると、確認は一度で済みます。たとえば「図解の中の文字か、Xのポストか」を見るだけです。どちらでもなければ「です・ます」です。見れば分かることだけを確認の基準にすると、決める人の判断が要りません。

確認の手間が増える決まりは、続きません。続かない決まりは、決まりがないのと同じです。

例外の理由を書くときの注意

例外の理由には、書く人の都合を入れません。「書きやすいから」は理由になりません。書きやすさは人によって違うからです。

理由に使えるのは、その場所の形に関わることです。たとえば、図の中に入る文字の量や、投稿の形があります。場所の形が理由なら、同じ場所では誰が書いても同じ結論になります。

理由が書けない例外は、一覧に入れません。入れたくなったときは、次の2つを確かめます。

• 原則の側を直せば、その例外は要らなくならないか
• 原則を直すほうが、一覧が短く済みます
• その場所は、本当に独立した場所か
• 他の場所の一部なら、その場所の決まりに従います

決まりを書いたら、やり方も1つにする

2026年10月15日、弊社は、図解を作る手順も1つに決めました。やさしい言葉で大きな絵を描くスキルを、必ず使います。スキルとは、AIに決まった手順で作業をさせるための指示書です。

理由は、人によって図の作り方がばらばらになるのを防ぐためです。例外を認めた場所ほど、作り方が人によって変わりやすくなります。文体の例外を認めた図解で、手順も1つにしたのはそのためです。

社内の書き方の決まりを短くまとめる方法は、社内生成AIガイドラインの作り方。A4一枚で足りる理由にも書いています。

例外を決めたあとに見ること

2026年10月時点で、弊社が見ているのは次の点です。

• 例外の一覧に無い場所で、例外の書き方が出ていないか
• 出ていたら、書いた人ではなく、決まりの書き方を直します
• 例外の場所に、原則の書き方が混ざっていないか
• 混ざっていても、読む人が困らなければ直さない場合もあります

例外を認めることは、決まりをゆるめることではありません。どこまでが決まりで、どこからが例外かを、全員が同じように見分けられる状態にすることです。経営者が決めるのは、その一覧の中身です。個々の文章を毎回見ることではありません。